Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong công việc

Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong công việc

Tựa đề cuốn sách mới ra của Karen Friedman không hoàn toàn chỉ để câu khách. Im lặng hay nói ra: Những thủ thuật giao tiếp hiệu quả trong kinh doanh để vượt qua những thử thách và tác động tới người nghe ghi lại triết lý không hề ngớ ngẩn chút nào của bà về cách tốt nhất để đi thẳng vào vấn đề được rút ra từ 38 năm kinh nghiệm trong truyền thông. Là một phóng viên truyền hình, bà đã làm việc tại các trạm phát sóng địa phương tại nhiều thành phố từ Milwaukee cho taowis Huntsville, Ala. Trong 18 năm qua, bà đã quản lý Công ty Karen Friedman – một công ty đào tạo giao tiếp tại Philadelphia.


Làm thế nào để giao tiếp hiệu quả trong công việc



Vậy bà đã áp dụng những ý tưởng của mình tại nơi làm việc như thế nào? Với một giọng nói mạnh mẽ, tươi tắn có pha chút âm vực của người Philadelphia, bà nói rằng quy tắc số một mà bà đã thu được sau hai mươi năm trong nghề phóng viên truyền hình đó là: “Quan trọng là vấn đề phải được nói thẳng và chính xác hết mức có thể”.

Theo quan sát của bà, sự mập mờ là điều thường thấy tại các nơi làm việc. Châm ngôn của bà là bám theo nguyên tắc của nghề phát thanh viên luôn chỉ rõ ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao.

Cấp trên có thể cũng mơ hồ như cấp dưới của họ. Friedman nói “Các ông chủ thường nói ‘Anh có thể làm bản báo cáo cho tôi không? Báo cáo đó rất quan trọng, và tôi muốn nhận được nó’”. Có chuyển tải yêu cầu đó theo một cách hiệu quả hơn như: “Anh có thể gửi báo cáo đó đó tôi chứ? Tôi muốn thấy nó trên bàn làm việc của mình trước 5 giờ chiều thứ sáu tuần này.”

Một thủ thuật khác Friedman rút ra từ nghề phát thanh viên là tập trung vào tiêu đề. Rất nhiều người chỉ để ý tới bản chi tiết tràng giang đại hải. Bà giải thích rằng “Người khác không cần biết mọi thứ mà chúng ta biết. Hãy nghĩ xem điểm quan trọng nhất cần đề cập là gì, đó chính là ý trọng điểm. Giả dụ như máy tính của bạn bị hỏng và chuông báo cháy reo, bạn nghĩ người ta sẽ cần nghe thông tin nào?”

Thái độ trong lúc nói cũng rất quan trọng. Friedman nói rằng “Điều bạn muốn nói không chỉ thể hiện qua những lời bạn nói. Mà nó được thể hiện qua tất cả những gì bạn làm.” Nếu bạn đứng rũ vai, tay đút trong túi quần, chân đi quèn quẹt và không nhìn vào mắt người đối diện thì họ sẽ nghĩ rằng bạn không muốn giao tiếp với họ. Friedman khuyên bạn hãy dời mắt và bỏ tay ra khỏi thiết bị điện tử của mình. “Hãy tưởng tượng đồng nghiệp của bạn là đứa con năm tuổi đáng yêu của bạn. Nếu con bé bước vào văn phòng chắc chắn bạn sẽ bỏ hết mọi thứ sang một bên vì nó”.

Hãy nhớ rằng thế giới này không quay xung quanh bạn. Đây là bài học nhớ đời của Friedman từ thế giới truyền hình bị chi phổi bởi bản ngã cá nhân. Nếu mở lòng với những ý kiến và cách nhìn khác, bạn sẽ dễ dàng truyền đạt ý nghĩ của mình. Bà gợi ý rằng “Hãy tiến hành bỏ phiếu trong cuộc họp tiếp theo của bạn và phân loại các ý kiến”.

Hãy hỏi những câu hỏi mở. Chúng có thể tiết kiệm thời gian và làm rõ xem người khác đã hiểu những gì để tránh sự hiểu nhầm. Chẳng hạn như: “Tôi không chắc mình đã hiểu hết những gì anh nói, anh có thể cho tôi một ví dụ chứ?”



Friedman cũng tâm đắc với ý niệm rằng nếu không thể nói những lời tốt đẹp thì bạn không nên nói gì hết. “Đừng nói xấu sau lưng đồng nghiệp của mình. Điều đó cho thấy bạn là một kẻ chuyên tám chuyện và không đáng tin cậy”. Có thể bạn nghĩ mình chỉ đang mua vui hay tạo sự gần gũi với người khác, nhưng “khi thất bại bạn sẽ gặp lại những người đã gặp lúc bạn thành công”.

Một quy tắc khác của Friedman đó là: Không bịa đặt. Nếu phải thông báo một tin xấu thì hãy nói đúng sự thật. Cắt giảm nhân viên hay thắt chặt chi tiêu có thể là chuyện khó nói, nhưng trong trình huống bạn bắt buộc phải truyền đạt những thông tin như vậy, thì nhân viên và đồng nghiệp của bạn có thể đã nhen nhóm biết điều gì đang xảy ra. Vì vậy, ngay cả khi bạn không thể cho họ câu trả lời mà họ muốn, thẳng thắn nói ra vẫn sẽ tốt hơn việc giữ im lặng.

Luôn gặp trực tiếp khi thông báo tin xấu. Có thể thông báo tin xấu qua thư điện tử sẽ dễ dàng hơn, nhưng hãy tưởng tượng xem bạn sẽ cảm thế nào nếu bạn nhận được tin đồng nghiệp của mình đã bị sa thải từ một lá thư điện tử so với từ một người.

Cuối cùng, đừng phản đối. Thậm chí nếu bạn nghĩ đồng nghiệp hay sếp của mình hoàn toàn đã sai một chuyện gì đó thì bạn có thể phản đối bằng một câu hỏi mở thể hiện sự tôn trọng và tinh thần xây dựng của bạn. Friedman chia sẻ một câu phản hồi cho những lời bình luận mà theo bạn là sai lầm, đó là “Thế anh đã thấy chiến lược đó giao tiếp hiệu quả trong trường hợp nào chưa? Bạn có thể học hỏi từ câu trả lời cho câu hỏi đó và tránh được việc biến thành một kẻ hay kêu ca”.